Kathrin Saheb

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Lean Management – remote lernen: Kann das funktionieren? Der systematische Check

Bekannterweise hat Corona zu einem erheblichen Entwicklungssprung bei digitalen Lernformaten geführt. Nach einigen Monaten Erfahrungen stellt sich die Frage, was davon auch nach Corona Sinn macht  und wo es Grenzen gibt. Das lässt sich mit einer systematischen Analyse der folgenden Fragen sehr gut ermitteln.
1. Inhalte: Um welche Inhalte handelt es sich?
Theorie: theoretisches Wissen kann grundsätzlich immer virtuell vermittelt werden. Bei Lean wären das beispielsweise die Grundlagen und eine Einführung in die einzelnen Methoden.
Praxis: Grundsätzlich gibt es sehr viele Möglichkeiten, auch praktische Übungen virtuell durchzuführen. Die Grenzen sind gegeben, wenn es um Arbeit an Maschinen oder auf dem Shopfloor geht wie zum Beispiel Rüstworkshops oder 5S Aktionen direkt im Werk. Die haptische Handhabung, beispielsweise das Sortieren und Standardisierung einer Arbeitsumgebung, oder die Handgriffe zum Rüsten einer Maschine, kann nicht virtuell ersetzt werden.
Andererseits eignet sich gerade Lean Administration für das Online Format, denn viele der   zu verbessernden Abläufe finden ja bereits

2 tätiges Online Lean Basic Seminar vom 11. bis 12. November 2020

Zielgruppe
Mitarbeiter, Fach- und Führungskräfte, Lean Coachs, Prozessverantwortliche und Sachbearbeiter aus Produktions-, Verwaltungs- und indirekten Unternehmensbereichen (Produktion, Planung, SCM, Einkauf, Marketing, Office, Auftragsbearbeitung, Finanzen und Controlling).
Ihr Nutzen
Sie erhalten eine Einführung in das Lean Management und die wesentlichen Lean Tools für die Produktion sowie die administrativen und indirekten Unternehmensbereiche. Sie erlernen, wie sie mit Hilfe der Wertstromanalyse Prozesse aufnehmen und optimieren können.
Sie können kleinere und einfache Verbesserungen im direkten Arbeitsumfeld erfolgreich steuern und nutzen.
Die angehenden Lean Mitarbeiter gewinnen im Training Referenzerfahrung und können leichter die Lean Methoden im eigenen Arbeitsumfeld umsetzen.
Die Qualifizierung schafft eine breite Akzeptanz bei allen Mitarbeitern und dadurch sichern Sie den zeitnahen Praxiserfolg und Return on Investment der Lean Initiative.
Schwerpunkte
Grundlagen Lean Management
Lean Philosophie
5 Prinzipien des Lean Thinking
Wertschöpfung & Verschwendung

Best Practice: Erfolgreicher Einstieg in die Digitalisierung mit Lean Administration

Die konsequente Umsetzung der Lean Management Prinzipien hat sich inzwischen als Best Practice für eine erfolgreiche Digitalisierung erwiesen. Es sind dabei die folgenden Merkmale, die zum Erfolg der Digitalisierung beitragen:
1. Kundenorientierung: Jede Lean Einführung beginnt mit der konsequenten Klärung des Kundenbedarfs, um jegliche Verschwendung in Form nicht nachgefragter Leistungen zu vermeiden. Da es bei der Digitalisierung in erster Linie darum geht, wie Leistungen effizienter erstellt werden können, ist eine genaue Auftragsklärung im Vorfeld wichtig um zu vermeiden, dass Prozesse digitalisiert werden, für die es keine Abnehmer gibt.
2. Orientierung am Wertstrom: Im Lean Management werden alle Leistungen und Prozesse mittels der Wertstromanalyse aufgenommen und zwar so, wie sie tatsächlich gelebt werden. Dazu werden die Mitarbeiter eingebunden, die tatsächlich die Prozesse abwickeln.
3. Wertstromdesign: Mit dem Wertstromdesign werden die aufgenommen Prozesse systematisch verbessert und Verschwendung eliminiert. So entsteht ein optimaler Prozess als Basis für die Verlagerung von Leistungen auf IT Systeme.
4. Null Fehler

Brauchen wir Lean im Office? Hier der schnelle Selbsttest

Starten Sie den Test: Wiviele der folgenden Aussagen treffen bei Ihnen zu?

– Wir haben hohe Arbeitsvorräte
– Wir müssen oft unsere Arbeit unterbrechen aufgrund fehlender oder nicht ausreichender Informationen
– Es kommt immer wieder vor, dass wir erledigte Arbeiten neu machen müssen, da nicht alles korrekt war
– Wir fangen bei jedem Auftrag oder Angebot wieder bei Null an
– Wir können nicht auf Know How aus vorangegangenen Pro-jekten zurückgreifen
– An ruhiges Arbeiten ist oft nicht zu denken, da wir immer wieder Feuerwehr spielen
– Es gibt immer wieder Reklamationen von unseren Kunden (auch interne Kunden)
– Wir müssen regelmäßig nach Dokumenten oder anderen Unterlagen suchen (auch elektronisch)
– Unsere Ablagestrukturen sind nicht eindeutig
– Unsere Abläufe dauern lange, obwohl die eigentliche Bearbeitungszeit relativ kurz ist
– Viele Unterlagen werden mehrfach abgespeichert oder archiviert
– Wir verbringen viel Zeit mit der Bearbeitung von Emails
– Wir erhalten viele Informationen, die wir nicht benötigen
– Die Zuständigkeiten sind nicht immer klar
– Wir übernehmen

Mit exzellentem Rekrutierungsprozess zu Top-Mitarbeitern: keine Absagen mehr von Wunsch Kandidaten wegen umständlicher Bewerbunsprozesse

Fachkräfte sind immer weniger bereit, bei der Jobsuche lang auf die Entscheidung des Unternehmens zu warten. Ein gut funktionierender Rekrutierungsprozess wird deshalb zum Wettbewerbsvorteil im Kampf um die besten Mitarbeiter. Erstaunlich hierbei ist die oft zu beobachtende Diskrepanz zwischen dem Marketingaufwand bei der Suche nach den besten Kandidaten und dem sich daran anschließenden Bewerbungsprozess. So nach dem Motto: kaum hat der Bewerber sein Interesse bekundet, muss er nicht weiter umworben werden. Die Bewerbung verschwindet in einem dunklen Bewerbungsnirwana und irgendwann  kommt eine Einladung oder die Absage, falls man überhaupt eine Antwort erhält.
Gerade angesichts des sich abzeichnenden Fachkräftemangels sollte der Rekrutierungsprozess zur Chefsache im HR werden. Schnelligkeit und Transparenz sind die wichtigsten Anforderungen der Bewerber. Nehmen wir mal den Paketversand als Beispiel: warum sollte man nicht online den Status seiner Bewerbung abfragen können? Voraussetzung hierfür ist jedoch ein transparenter Prozesse mit eindeutiger Aufgaben- und Rollenverteilung.
Die Herausforderung im Bewerbungsprozess besteht darin, die

Warum wir Lean Management dringender brauchen denn je: Experten warnen vor Überhitzung der deutschen Wirtschaft.

Der Sachverständigenrat der Bundesregierung warnt vor einer Überauslastung der deutschen Wirtschaft. Neben den damit verbunden positiven Auswirkungen wie Rückgang der Arbeitslosigkeit kann dieses Wachstum aber auch problematisch werden. Wenn Aufträge aufgrund von Engpassen nicht ausgeführt werden können, ist mit Preissteigerung zu rechnen und langfristig sogar mit einer Inflation.
Auf den ersten Blick scheinen die Möglichkeiten der Unternehmen begrenzt. Fehlende Ressourcen kann niemand ‚herbeizaubern‘. Die Erfahrung aus langjähriger und branchenübergreifender Beratungspraxis zeigt aber, dass es noch jede Menge ungehobene Potentiale zur Verbesserung der Abläufe und der Produktivität gibt.

Da werden ganze Abteilungen mit Aufgaben bedacht, die nach Abschluss keine Verwendung mehr finden.
Prozesse sind derart unabgestimmt, dass nach einer einzigen Prozess-aufnahme mit den betroffenen Mitarbeitern die Durchlaufzeit um 50% und die Produktivität sogar um 35% gesteigert werden konnten.
In Serviceabteilungen sind die Aufgaben und Ansprechpartner nicht klar zugeordnet, was zu regelmäßigem Chaos führt.
Eine TSA (Tätigkeitsstrukturanalyse) in einem Servicecenter ergab, dass die Mitarbeiter im Schnitt 43

Serie: Lean Administration erfolgreich einführen (1): Den Kunden besser verstehen mit dem Kano Modell

Das zentrale Ziel des Lean Management ist es, die Wertschöpfung für den Kunden zu erhöhen. In den indirekten Unternehmensbereichen haben wir in der Regel interne Kunden, eine Abteilung oder Person innerhalb des Unternehmens, oft auch ‚Prozesskunde‘ genannt. Bei allen Aktivitäten geht es zunächst darum festzustellen, was dieser Kunde, der Abnehmer einer Leistung, tatsächlich braucht. Konsequent angewandt kann man sich damit oft eine ganze Menge Arbeit sparen, sozusagen ‚Lean für Faulenzer‘.
Klassisches Beispiel sind die Kennzahlen oder Reports, die irgendwann mal angefordert wurden und die fleißig weiter erstellt werden, obwohl es den Auftraggeber inzwischen nicht mehr gibt. Um das zu vermeiden, ist eine genaue Auftragsklärung vor dem Start auf jeden Fall zu empfehlen um den eigentlichen Bedarf des Abnehmers zu klären. Da kann es um Daten und Informationen gehen, aber auch Formate, in denen etwas geliefert wird, kürzlich hatten wir ein Beispiel, in dem es um Listeneinträge ging, die mit viel Aufwand

Neue Serie: Lean Administration erfolgreich einführen – nützliche Tools und Werkzeuge

Die Potentiale, die durch Lean in den Büros und der Verwaltung gehoben werden können, sind längst nicht ausgeschöpft. Immer noch betrachten Beschäftigte dort fast ein Drittel ihrer Arbeitszeit als Verschwendung, das sind fast 4 Monate im Jahr, die man mit sinnvoller gestalten könnte… Mit der Digitalisierung der Verwaltung unter Industrie 4.0 können sicherlich einige der Potentiale gehoben werden, aber nur, wenn in einem ersten Schritt die bestehenden Prozesse analysiert und verschwendungsfrei gestaltet werden. Und gerade in dem Entwurf und der Umsetzung optimaler Prozesse mit der Ausrichtung auf den Bedarf des Kunden liegt die Stärke des Lean Management Ansatzes. Deshalb startet hier eine Serie, in der die wichtigsten Tools und Werkzeuge zur Einführung von Lean Administration beschrieben  und eventuelle Vorlagen zum Download bereitgestellt werden.  Die Serie startet mit dem Test: Brauchen wir Lean Administration? Es folgt als nächstes ein Beitrag zur Ermittlung des Kundenbedarfes mit Hilfe des Kano  Modelles bevor es

Lean Management – immer noch aktuell

Seit über 10 Jahren bin ich nun schon als Lean Beraterin unterwegs und nach wie vor fesselt und begeistert mich das Thema immer noch. Sehr erstaunlich, wenn ich bedenke wie viele andere Themen und Inhalte sich in einem so langen Zeitraum von selbst erledigen oder uninteressant werden. Es gibt aber einen ganz besonderen Grund für meine Begeisterung: Lean fördert nämlich die Kreativität. Wie denn das? Eigentlich bedeutet Lean doch eher immer schneller und effektiver zu werden…. Aber Lean konsequent angewandt bedeutet doch, dass ich mir vor jeder Aktivität ersteinmal die Frage stelle: wer braucht das? Und ehrliche Antworten können da wirklich zu Überraschungen führen, und das nicht nur im Beruf. Man könnte auch sagen, Lean ist etwas für Faulenzer, bereits der erste Schritt kann und ganz massiv entlasten 🙂 Und schließlich entstehen die kreativsten GEdanken oft im Moment des Nichtstuns – ein Moment, den wir uns mit Lean vielleicht öfter