Kathrin Saheb

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Die Arten der Verschwendung (8): Falscher Einsatz der Mitarbeiter

Ursprünglich gibt es im Lean Thinking sieben Arten der Verschwendung. Den falschen Einsatz von Mitarbeitern als zusätzliche Verschwendungsart zu deklarieren macht auf jeden Fall Sinn, denn hier gehen auch wertvolle Ressourcen verloren. Diese Verschwendungsart tritt auf, wenn hochqualifizierte Mitarbeiter, Spezialisten oder Führungskräfte einen Teil ihrer Arbeitszeit mit einfachen Verwaltungsaufgaben, Reisekostenabrechnung oder ähnlichem verbringen. Im Zuge von Streichungen von Teamassistenzstellen ist das oft zu beobachten. Verschwendung tritt hier auf, weil das Unternehmen ein zu  hohes Gehalt zahlt für einfache Aufgaben aber auch, weil diese Situation in der Regel zu Demotivation der qualifizierten Mitarbeiter führt. Gerade im Zuge des Fachkräftemangels sind die Folgen absehbar: längerfristig muss sogar mit der Abwanderung qualifizierter Mitarbeiter gerechnet werden.
 
 

Die Arten der Verschwendung (7): Über-oder Untererfüllung von Arbeitsprozessen

Mit dieser Verschwendungsart ist gemeint, dass die Prozesse, Abläufe und Arbeitsaufgaben nicht durch die richtigen Instrumente, Hilfsmittel, Werkzeuge etc. unterstützt werden. Klassisches Beispiel für diese Verschwendungsart sind ungeeignete IT – Systeme. Das kann der Bruch zwischen manueller und elektronischer Eingabe sein oder die Bearbeitung von Arbeitsvorgängen auf dem Papierweg, weil kein Workflow System vorhanden ist. Aber auch die Überdimension der IT oder der Arbeitswerkzeuge  gehört zu dieser Kategorie der Verschwendung. Man kennt das doch: da wird in einem Unternehmen SAP genutzt, trotzdem hat jeder Mitarbeiter seine Excel Tabellen parat, weil er dem SAP System nicht traut. Oder man nutzt für  einfache Prozessabbildungen ein hoch komplexes Modellierungstool wie beispielsweise Aris. Ursache für diese Art der Verschwendung ist in der Regel, dass die Anforderungen der Anwender, der ‘Kunden’ dieser Systeme, nicht ausreichend genug analysiert und berücksichtigt werden.

Die Arten der Verschwendung (6): Fehler, Rückfragen, Nacharbeit

Fehler, Rückfragen, Nacharbeit sind grundsätzlich als Verschwendung zu betrachten. Es entsteht keinerlei Wertschöpfung und das Ziel fließender Prozesse wird dadurch verhindert. Fehler, die erst beim Kunden auftreten, haben besonders negative Auswirkungen: Es entsteht ein negatives Image für das Unternehmen mit möglichen Regressforderungen und die notwendige Nacharbeit stört erheblich die normale Auftragsabwicklung. Ähnliches gilt für Rückfragen: Nicht nur derjenige der fragt, weil ihm Informationen fehlen, muss seinen Arbeitsprozess unterbrechen, sondern auch derjenige, der gefragt wird. Laut Untersuchungen von Gloria Marx weiß man inzwischen, dass es durchschnittlich 23 Minuten dauert, bis man nach einer Unterbrechung wieder da weiterarbeitet, wo man aufgehört hat. Die sich hier ergebenden Potentiale gerade in den administrativen Bereiche sind also noch erheblich und sollten so schnell wie möglich gehoben werden. Mit der Wertstrom- oder der Informationsstrukturanalyse hat man dazu zwei sehr nützliche Tools an der Hand.

Die Arten der Verschwendung (5): Falsche und unzureichende Informationsflüsse

In den indirekten Unternehmensbereichen ist die Information, das Produkt, mit dem gearbeitet wird. Falsche, fehlende oder veraltete Informationen sind oft Ursachen für Verschwendung und Mehrarbeit. Der überflüssige Transport von Informationen – den wir alle kennen in Form von überquellenden Email-Postfächern – ist ebenso Bestandteil dieser Verschwendungsart.  Dadurch werden Ressourcen geblockt und es entstehen lange Bearbeitungszeiten. Ziel der Lean Einführung ist es, Mitarbeitern die benötigten Informationen zum richten Zeitpunkt und im erforderlichen Format zur Verfügung zu stellen.
 
 

Die Arten der Verschwendung (4): Warte- und Suchzeiten

Jeder kennt das aus dem privaten Bereich und versucht es zu vermeiden: Warte- und Suchzeiten. Nicht ohne Grund machen wir uns Termine beim Arzt oder Amt in der Hoffnung, ohne lange Wartezeiten an die Reihe zu kommen. Im Bürobereich sieht das oft anders aus: Wir warten auf das Hochfahren des Computers, die Unterlagen des Kollegen, die Informationen aus dem Controlling und vieles mehr. Oft suchen wir auch nach den Daten und Informationen, die wir für unsere Arbeit brauchen: im Archiv, in der zentralen Ablagestruktur, im Intranet, in unserem Mail Archiv usw. Das Ziel von Lean Administration ist es, gerade diese Warte- und Suchzeiten erheblich zu reduzieren. Dass das mit verbesserten Organisationsstrukturen auch gelingen kann beweisen zahlreiche Beispiele.

Die Arten der Verschwendung (3): Bewegung

Natürlich  ist Bewegung an sich keine Verschwendung, wenn  aber Arbeitsprozesse  unterbrochen oder verzögert werden, zählt das auch zu den Verschwendungsarten. Wie oft erlebt man in Büros, dass lange Wege gemacht werden müssen bis zu den Kollegen, die sogar noch an dem gleichen Projekt arbeiten.  Es gibt inzwischen auch schon Unternehmen, in denen Besprechungen grundsätzlich erst 10 Minuten nach der vollen Stunde terminiert werden, weil ansonsten die Kollegen mit  aufeinander folgenden Meetings keine Chance haben, pünktlich zu sein. Ursache für diese Verschwendungsart ist, dass bei der Bauplanung nicht die künftigen Prozesse mitberücksichtigt werden. Ein besonders eklatantes Beispiel findet sich im Klinikum in Aachen: Dort war  der Hubschrauberlandeplatz mehrere hundert Meter von der Patientenaufnahme entfernt, ein Weg, der nur zu Fuß zurückgelegt werden kann und ca. 8 Minuten dauerte. Im Notfall ist das ein Zeitraum, der lebensentscheidend sein kann.  Inzwischen hat man in Aachen nachgebessert und n eine Hubschrauberrampe errichtet um diese

Die Arten der Verschwendung (2): Arbeitsvorräte

Was in der Produktion (zu hohe) Lagerbestände sind, sind in den administrativen Bereichen die Arbeitsvorräte. Aufträge, Rechnungen, Bestellungen… alles was liegenbleibt und sich stapelt wird als Verschwendung betrachtet. Bei Rechnungen ist das auf den ersten Blick einleuchtend: je später ich diese versende, desto länger muss ich auf mein Geld warten und habe direkte monitäre Nachteile.  Bei Aufträgen oder sonstigen Arbeitspaketen ist es meistens so, dass der Bearbeitungsaufwand steigt, wenn wir lange warten: die Einarbeitungszeit ist höher, zusätzliche Unterlagen sind oft schwieriger zu beschaffen, Anforderungen haben sich eventuell auch geändert. Man denke an die Steuererklärung: je länger man wartet mit dem Sortieren der Unterlagen, desto höher wird in der Regel der Aufwand. Und schließlich können auch Gewinne entgehen oder erst später fließen, wenn die Auftragsbearbeitung liegen bleibt.