Teil 7: Glücklich durch Entrümpeln

Macht es Ihnen Spaß, Ihre Arbeit zu unterbrechen, um etwas zu suchen?  Wenn Sie dann Schränke und Schubladen durchforsten und sie alles entdecken, nur nicht das, was sie wirklich brauchen?  Aber auch die elektronische Suche nach Dokumenten und Dateien kann Zeit und Nerven rauben und hindert uns, konzentriert und im Flow zu arbeiten (siehe Teil 4 der Serie).  Der Umgang mit Dingen, die wir nicht benötigen, raubt uns aber nicht nur Zeit und Energie, sondern kann uns auch psychisch belasten.

Bestandteil jeder Lean Implementierung ist die Herstellung von Sauberkeit und Ordnung mit dem Ziel, dass jedem Mitarbeiter das, was er für seine Arbeit benötigt, sofort und ohne zu suchen zur Verfügung steht. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit – aber jeder weiß, dass gerade im Bürobereich sehr viel Zeit mit der Suche nach den richtigen Daten und Informationen verbracht wird. Sehr hilfreich ist hier die 5S Methode, die ursprünglich aus der Fertigung stammt. Im Bürobereich lassen sich damit Schränke und sonstige Ablageorte, aber auch die elektronischen Daten optimieren. Dazu werden in 5 Schritten  (deshalb 5S !) alle vorhandenen Dateien  gesichtet, überflüssiges aussortiert und eine sinnvolle Ablagestruktur erstellt. In den letzten Schritten geht es dann darum, diese Ablagestruktur zum Standard zu machen und dafür zu sorgen, dass diese auch konsequent von allen Mitarbeitern eingehalten, gepflegt  und weiterentwickelt wird. Das klingt relativ einfach, ist aber alles andere als trivial, gerade in großen Unternehmen mit unzähligen Datenquellen (man denke nur an das Thema der Stammdaten).  Aber mit konsequenter Einhaltung der 5 Schritte und Einbindung der betroffenen Mitarbeiter gelingt es tatsächlich, Suchzeiten erheblich zu reduzieren und so nicht nur die Effizienz , sondern auch die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter zu erhöhen.

Beispiel: Voller Bildschirm